इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज से आशय

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज से आशय | इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंजों की विशेषताएँ | इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज की कार्यविधि | What is meant by electronic data interchange in Hindi | Features of Electronic Data Interchanges in Hindi | Procedure for Electronic Data Interchange in Hindi

Table of Contents

(Meaning of Electronic Data Interchange)

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज स्वतंत्र संगठनों के मध्य इलेक्ट्रॉनिक तरीके से व्यावसायिक सूचनाओं के विनिमय हेतु एक मानक डाटा फार्मेट का उपयोग करके कम्प्यूटर से कम्प्यूटर तक सम्प्रेषण है। इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज प्रपत्रों के सम्प्रेषण में अब मात्र एक सहायक ही नहीं रहा है अपितु गतिशील तौर पर कम्पनियों के कम्प्यूटर तंत्रों के बीच डाटा का संवहन करता है। कम्प्यूटर से कम्प्यूटर को हस्तांतरण प्रत्यक्ष हो सकता है, डाटा प्रोटोकॉल पर एक सहमत व्यवस्था को दो कम्पनियों द्वारा काम लाकर इसको एक तृतीय पक्षकार सेवा विक्रेता द्वारा अंजाम दिया जा सकता है। यूज़र व्यावसायिक प्रपत्रों को भेज सकता है जैसे क्रय आदेश, मूल्य उद्धारण, शिपिंग नोटिस तथा यहाँ तक कि भुगतान आदेशों को ग्राहकों तथा सप्लायर्स को इलेक्ट्रॉनिक तौर पर डिजाइन के प्रपत्र, इलेक्ट्रॉनिक कोष हस्तान्तरण तथा डाटा बेस लेन-देन सभी को EDI के तहत पाया जा सकता है। एक समान वाहक के माध्यम से व्यापारिक साझेदारों के बीच डाटा सम्प्रेषण हेतु फॉर्मेट को स्थापित मानदण्डों पर एक पूर्व निर्धारित और संस्थागत तौर पर सहमति द्वारा संचालित किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज के यूज़र्स को अपने आन्तरिक डाटा आधारों को बदलना नहीं पड़ता। लेकिन यूज़र्स को अपने निजी कम्प्यूटर तंत्र फॉर्मेटों को या सूचना को परिवर्तित करना चाहिए, लेकिन यह अनुवाद सॉफ्टवेयर सिर्फ एक बार ही तैयार करना पड़ता है।

परिभाषा (Definition)

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज की कुछ महत्वपूर्ण परिभाषाएँ निम्न हैं-

(1) “एक कम्प्यूटर से दूसरे कम्प्यूटर के मध्य व्यवस्थित सूचनाओं का, कम-से-कम मानवीय हस्तक्षेप के साथ विनियम करना ही इलेक्ट्रॉनिक डाटा एक्सचेंज कहलाता है।”

-एमली

(2) “इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज (EDI) स्वतंत्र संगठनों के कम्प्यूटर्स के बीच व्यावसायिक अथवा रणनीति महत्व को स्पष्ट सूचनाओं का एक मानक सिनटैक्स में प्रेषण है।”

-अमेरिकन नेशनल स्टैण्डर्ड्स इंस्टीट्यूट (ANSI) ।

(3) “इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज से आशय एक कम्प्यूटर से दूसरे कम्प्यूटर को व्यावसायिक सूचना प्रेषित करने से है। इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज के अन्तर्गत दोनों पक्षकारों द्वारा परस्पर सहमति से पूर्व निर्धारित प्रारूप में सूचनाओं का विनियम किया जाता है।”

-डाटा इण्टरचेंज स्टैण्डर्ड्स एसोसिएशन

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंजों की विशेषताएँ

(Characteristics of Electronic Data Interchange)

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज की मुख्य विशेषताएँ निम्न हैं-

डाटा का हस्तान्तरण एक कम्प्यूटर से दूसरे कम्प्यूटर को किया जाता है।
इसमें मानवीय हस्तक्षेप कम-से-कम होता है।
EDI के तहत प्रमाणित विधियों को अपनाया जाता है।
EDI का उपयोग सामान्यतः व्यावसायिक प्रपत्रों के हस्तान्तरण हेतु किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज की कार्यविधि

(Function System of Electronic Data Interchange)

इलेक्ट्रॉनिक डाटा इण्टरचेंज की कार्यविधि निम्न प्रकार हैं-

क्रय आदेश बनाना (To Make Purchase Order) — सूचना भेजने वाले कम्प्यूटर सिस्टम पर एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर द्वारा तैयार की गई सूचनाएँ उपलब्ध होती हैं। एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर जरूरत के अनुसार बनाया जा सकता है अथवा एक रेडिमेड पैकेज हो सकता है। क्रय आदेश भेजने वाले कम्प्यूटर द्वारा बनाया जाता है।
EDI फाइल खोलना (To Open EDI File) — EDI के तहत पूर्व निर्धारित (pre- determined) प्रारूप में फाइल खोलकर सुरक्षित (Save) रखी जाती है। इस File में आदेश के सम्बन्ध में सूचनाएँ होती हैं, जिन्हें EDI Translation Software द्वारा पढ़ जा सकता है। ट्रांसलेशन सॉफ्टवेयर द्वारा सूचनाओं को EDI प्रमाणों के अनुसार Electronic Document के रूप में बदला जाता है।
संचार सॉफ्टवेयर प्रयोग करना (To Use Communication Software) – संचार सॉफ्टवेयर द्वारा EDI हेतु उचित संचार प्रोटोकॉल तैयार किया जाता है जो टेलीफोन लाइंस के द्वारा क्रियान्वित हो सके।
संचार के साधनों का प्रयोग करना (To Use Communication Elements)- मॉडम (Modem) तथा टेलीफोन लाइंस का प्रयोग करके क्रय आदेश प्राप्तकर्ता के कम्प्यूटर को प्रेषित किया जाता है।
दस्तावेज पर कार्य करना (To Work on Documents)-प्रेषक के कम्प्यूटर पर संचार सॉफ्टवेयर द्वारा प्रोटोकॉल Electronic document के रूप में परिवर्तित कर दिया जाता है। इस प्रकार, प्राप्तकर्ता के कम्प्यूटर में क्रय आदेश पठनीय रूप (Reading form) में होता है।
प्राप्तकर्त्ता द्वारा फाइल डिकोड करना (Decode the file by Receiver) – प्राप्तकर्ता के ट्रांसफर सॉफ्टवेयर द्वारा File को पढ़कर क्रय आदेश को सम्बन्धित फाइल, जो पहले से ही पूर्व-निर्धारित प्रारूप में होती है, तक पहुँचाया जाता है।
दस्तावेज को एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर के रूप में परिवर्तित करना (To change the document in application Software)- रिसीवर के एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर द्वारा Data ग्रहण करने से पूर्व इण्टरफेस प्रोग्राम (Interface Program) द्वारा प्राप्त ऑर्डर की जाँच की जाती है और इसके पश्चात् रिसीवर के कम्प्यूटर द्वारा प्राप्त क्रय आदेश को प्रोसेसिंग की जाती है।
सम्पुष्टि (Confirmation)- आदेश प्रापक द्वारा आदेश की प्राप्ति भेजने पर कम्प्यूटर के पास प्रतिपुष्टि की सूचना भेजी जाती है, जिससे यह पुष्टि की जा सके कि आदेश सही है अथवा नहीं।

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